Домино Софт

Также спрашивают:



Инструкция по переходу на "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1

В информационном письме №22222 - фирма "1С" сообщила о своих планах окончания поддержки с 2018 года программ "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ПРОФ и базовых версий редакции 2.5.

В связи с этим у пользователей программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ или базовой версии есть два варианта для продления поддержки с 2018 года:

  1. Переход на версию КОРП редакция 2.5
  2. Переход на редакцию 3 для версии ПРОФ
1

Переход в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" на версию КОРП редакция 2.5

Согласно информации, приведенной в указанном выше письме фирмы "1С" ограниченная поддержка редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом КОРП" в 2017 году продолжится на том же уровне. В конфигурации планируется отражать изменения законодательства и обновлять формы регламентированной отчетности. Развитие функциональности версии КОРП и повышение удобства работы будут осуществляться только в редакции 3.

Снятие с поддержки редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом КОРП" в настоящее время не планируется. О снятии с поддержки данной конфигурации будет объявлено не менее чем за год.

Пользователи редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом" версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП". Завершение поддержки редакции 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом КОРП" не планируется в настоящее время, но в ближайшие годы это возможно, так что переход с редакции 2.5 конфигураций "Зарплата и управление персоналом ПРОФ" или "Зарплата и управление персоналом Базовая" на редакцию 2.5 конфигурации "Зарплата и управление персоналом КОРП" будет временным решением.

Пример расчета стоимости обмена для программы с программной защитой:

 146 800 руб. - Стоимость 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП

 30 350 руб. - Стоимость зачета 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ

Итого стоимость программ:  116 450 руб.

2

Переход в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" на новую редакцию 3

Переход на "1С:Зарплата и управление персоналом 8" третьей редакции производится не обновлением "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 2.5, а переносом данных из неё в совершенно новую программу.

По сути, это не обновление, а миграция данных из одной программы в другую. Поэтому, как это обычно бывает при переносе данных, полностью перенести весь объем накопленной информации из "старой" программы в "новую" либо невозможно, либо очень трудоемко и экономически нецелесообразно. Поэтому при миграции данных обычно переносятся только те данные, которые необходимы для последующей работы в "новой" программе.

Важно! Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 с редакция 3 по технологическим причинам не имеет возможности выгрузки информации о проводках в программу 1С:Бухгалтерия 8 предыдущей редакции 2.0. Возможность выгрузки проводок поддерживается только для актуальной редакции 3 программы 1С:Бухгалтерия 8.

В отличие от программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8, переход на новую редакцию в программе 1С:Бухгалтерия 8 осуществляется без необходимости миграции данных между "старой" и "новой" системами, т.е. весь накопленный объем информации в программе сохраняется.

2.1

Какие данные будут перенесены из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 в редакцию 3.1.

Рассмотрим варианты переноса данных из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5.

На сайте 1С:ИТС в разделе "Технологическая поддержка прикладных решений" есть инструкция "Перенос данных из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 2.5 в редакцию 3". В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую.

По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

  1. справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
  2. начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
  3. список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
  4. штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
  5. кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
  6. данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС - за три предшествующих года, для отпусков и других случаев - за 15 предшествующих месяцев;
  7. данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
  8. остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

  1. информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
  2. начисления и удержания с произвольными формулами;
  3. кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
  4. фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
  5. сведения о займах сотрудников;
  6. действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и "полного" переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:

  • методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
  • переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

На практике "полный" перенос данных обычно используется в крупных организациях со сложной методикой учета заработной платы с привлечением программистов для адаптации правил переноса к специфическим потребностям предприятия.

Для небольших организаций с относительно несложным учетом заработной платы, с относительно небольшим количеством сотрудников, например, несколько сотен человек лучше всего использовать первый предложенный вариант переноса данных "остатками" или, как его еще называют перенос "на дату".

При переносе данных "остатками" или "на дату" не будут перенесены "старые" кадровые документы, например, кадровые перемещения сотрудников, работающих на дату переноса. Но это не страшно, т.к. кадровая история сотрудников записывается в специальный регистр программы, откуда попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Данные этого регистра будут перенесены из "старой" версии в "новую".

2.2

С какой даты лучше переходить на новую версию "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Обычно переход на новые версии в зарплатных программах осуществляется с начала календарного года, как это было с переходом с версии "1С:Зарплата и кадры 7.7" на версию "1С:Зарплата и управление персоналом 8" или сейчас с "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 на редакцию 3.

Это связано с тем, что для формирования регламентированной отчетности необходимы данные о начислениях, удержаниях, рассчитанных налогах за календарный год.

Поэтому рекомендуется в общем случае выполнять перенос данных "остатками" ("на дату") по состоянию на 1 января. Посоле этого нужно будет продублировать расчет с 1 января в новой программе. В этом случае все движения в программе будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать и менять свои данные с начала года. Обычно основные кадровые документы, введенные после 1 января, также переносятся из "старой" программы в "новую", но требуют ручной проверки, корректировки и проведения.

2.3

Этапы перехода "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 на редакцию 3.1.

Переход "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 на редакцию 3.1 состоит из следующих этапов:

  1. подготовка к переходу;
  2. перенос данных и настройка новой программы;
  3. проверка перенесенных данных.
2.4

Подготовка к переходу "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 на редакцию 3.1

Подготовка к переходу включает в себя следующие действия, выполнив которые вы обеспечите максимально корректный перенос данных:

2.4.1. Рекомендуется предварительно ознакомиться с возможностями новой версии на демо-базе, купить и прочитать книгу по работе с новой версией или пройти обучение по "новой" программе. "Новая" программа внешне очень сильно отличается от "старой"!

2.4.2. Рекомендуется, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом минимизируются последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. Рекомендуется в предыдущем году погасить все задолженности путем выплаты заработной платы, отпускных, больничных таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период.

2.5

Перенос данных и первоначальная настройка программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1

Перед выполнением каких-либо действий сделайте архивную копию вашей базы данных! Сделайте копию и "старой" и "новой" системы. Это поможет в случае технических сбоев, а также зафиксирует состояние старой "системы" для возможной проверки того, в каком состоянии находились расчеты до переноса. Копия новой "системы" - даже если она пустая типовая база "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1 может пригодится, если в процессе переноса данных что-то пойдет не так или полученный результат вас не удовлетворит, чтобы повторить перенос.

Перед переходом надо закрыть месяц в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5, т.е. отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам могут быть перенесены некорректно.

Технологически процедура переноса данных занимает некоторое время, но обычно никаких сложностей не вызывает. Порядок действий:

2.5.1. Сделать архивную копию вашей базы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5.

2.5.2. Обновить "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 до последнего релиза;

2.5.3. Скачать с сайта portal.1c.ru шаблон новой редакции "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1, последнего релиза и установить его.

2.5.4. Создать пустую базу "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1.

2.5.5. Запустить пустую базу "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.1 и при начале работы указать базу "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 2.5, из которой будут загружаться данные. Потребуется указать параметры подключения к этой базе - имя пользователя и пароль (если есть).

2.5.6. Выбрать вариант переноса данных - "на дату" (по умолчанию) или "за период";

2.5.7. Запустить перенос данных и дождаться его окончания.

После того как данные из "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 2.5, будут перенесены в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку параметров учета. Можно отложить настройку параметров учета на другое время, но тогда придется открывать эти настройки в разных местах программы, поэтому по возможности лучше сделать это сразу. Лучше всего спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас необходимы для вашей организации.

После того как настройка программы будет завершена, рекомендуется распечатать отчет "Настройка расчета зарплаты и кадрового учета" ("Настройка" - "Отчет по настройкам") и проверить его данные. В случае обнаружения ошибок в настройках программы, эти настройки организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

2.6

Проверка перенесенных данных в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1

После выполнения переноса данных "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5 в редакцию 3.1 нужно проверить правильность переноса. Безусловно выполнить стопроцентную проверку корректности данных сложно, но ниже мы привели основные направления, на которые следует обратить внимание.

2.6.1. Убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц - это очень важно для корректности учета НДФЛ и взносов. Проверить наличие дублей и избавиться от них, в случае наличия, можно с помощью специальной обработки ("Кадры" - "Сервис" - "Объединение личных карточек").

2.6.2. Проверить справочники начислений и удержаний - зависимости и состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

2.6.3. Сформировать несколько кадровых отчетов ("Штатная расстановка", "Штатные сотрудники") и проверить, что все сотрудники находятся "на своих местах". Отчет "История изменения оплаты труда" поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам.

2.6.4. Проверить начальное сальдо по зарплате. Для этого сформировать, например, отчет "Полный свод начислений, удержаний и выплат" с группировкой по подразделениям и убедиться, что корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

2.6.5. Проверить графики работы сотрудников.

2.6.6. В настоящий момент уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и данных об отпусках по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.

Если полученный результат вас устраивает, сделайте архивную копию вашей новой базы. Делайте чаще архивную копию при работе с новой программой, возможность быстро вернуть все как было добавит вам уверенности при освоении новых возможностей "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1.

2.7

Где хранятся перенесенные данные в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1

Большую часть информации, перенесенной из "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакции 2.5, документами, можно найти в двух местах программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1:

  1. "Администрирование" - "См. также" - "Переносы данных";
  2. "Главное" - "См. также" - "Данные на начало эксплуатации".

Документами "Переносы данных" для варианта перехода "на дату" переносится следующая информация:

  • "ЗП_СЗО", "ЗП_СЗФСС" - документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
  • "ИЛ" - все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
  • "НДФЛ" - данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал "Заявления на вычеты";
  • "ПСС" - пособия по социальному страхованию с начала года;
  • "СВ" - страховые взносы с начала года;
  • "РКД" - реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
  • "РОтп" - реестр отпусков для работающих сотрудников;
  • "ТДК" - данные трудовых договоров.

В журнал "Данные на начало эксплуатации" записываются документы:

  • "Начальная штатная расстановка" - количество документов равно количеству подразделений. Здесь содержатся данные обо всех сотрудниках, работающих на дату переноса, с данными об их плановых начислениях, плановых авансах, графиках работы, остатках отпусков.
  • "Периоды, оплаченные до начала эксплуатации" - сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
  • "Начальная задолженность по зарплате" - создается один документ на всю организацию.
2.8

Особенности учета в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1 или на что следует обратить внимание

В "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 - в разрезе сотрудников и подразделений.

В "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за декабрь в размере 10 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце - январе, и переход на "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1 осуществляется "остатками" ("на дату") с 1 января, то в редакции 2.5 остаток на 1 января будет 10 000 руб., а в новой редакции 3.1 остатка не будет - 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в редакции 3.1 выплату зарплаты в январе за декабрь.

В "1С:Зарплата и управление персоналом 8" 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакция 3.1 ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, виды времени "Я5 Н3" означает 8 рабочих часов, из которых 5 дневных и 3 ночных.